Wyobraź sobie, że jesteś murarzem. Masz jasno określone, mierzalne zadania – przygotowujesz zaprawę i cegła po cegle stawiasz ścianę. Twoja praca jest operacyjna, wymaga dużej precyzji i specjalizacji, ale po pewnym czasie jesteś w stanie wykonywać ją automatycznie oraz dokładnie kontrolować poszczególne kroki i zadania.
Zamieńmy role – jesteś teraz architektem. Planujesz to, jak powinien być skonstruowany dom, a specyfika pracy konceptualnej wymaga od Ciebie kreatywności i innowacyjności. Każde Twoje zlecenie jest inne, ponieważ każdy klient ma odmienne wymagania, a część Twoich zadań w dużej mierze zależy od feedbacku i responsywności klienta. Generuje to wiele otwartych projektów, między którymi się przełączasz.
A teraz przypomnij sobie, że jesteś sobą – specjalistą ds. PR i łączysz w swojej roli oba rodzaje zadań: operacyjne i konceptualne. Jak udaje Ci się je pogodzić? Jeśli potrzebujesz wsparcia, oto jestem i służę radą. Jako konsultant wspierający Klientów w różnorodnych procesach wewnętrznych, doskonale Cię rozumiem, ponieważ na co dzień żongluję zadaniami konceptualnymi i operacyjnymi :)
Dobre zrozumienie celów
Na początku proponuję porządki i weryfikację, czy Twoje codzienne zadania faktycznie odpowiadają celom: indywidualnym/osobistym, Twojego zespołu czy organizacji. Takie połączenie jest konieczne – nie tylko z punktu widzenia efektywności, ale także Twojej motywacji. Cel odzwierciedlony w zadaniach daje poczucie sprawczości, kontroli oraz przynależności do grupy. Spisz swoje cele w jednym miejscu i sięgaj do nich zawsze, gdy planujesz pracę. Jeśli nie ufasz mi, zaufaj Johnowi Doerr’owi :)
Korzystanie z narzędzi – Matryca Eisenhowera
Jak połączyć codzienne zadania z celami? Pomóc może m.in. Matryca Eisenhowera. Zbierz wszystkie zadania, które planujesz zrealizować w danym czasie i podziel je na 4 kategorie: ważne, mało ważne, pilne i mogące poczekać. Za pomocą matrycy wpisz je w odpowiednie kategorie i działaj zgodnie ze wskazówkami. Bardzo możliwe, że w ten sposób uda Ci się delegować część zadań operacyjnych (są łatwiejsze do przekazania) lub zauważysz dysproporcję między obowiązkami operacyjnymi i konceptualnymi. Zastanów się wtedy, czy taka asymetria stanowi zagrożenie dla Twoich celów długoterminowych i wspólnie z liderem ustal, jak możecie to wyzwanie rozwiązać.
Unikanie zmiany kontekstu
Jednym z najbardziej poważnych zagrożeń dla efektywności jest przełączanie kontekstów, na którym tracimy 40% efektywności i 546 godzin rocznie na jednego pracownika (HBR, 2015). Zasada działania jest bardzo prosta. Załóżmy, że zaczynasz zadanie A (operacyjne), dostajesz maila i przerywasz pracę, aby go przeczytać (zadanie B). W międzyczasie przychodzi do Ciebie koleżanka z zespołu i wspólnie próbujecie rozwiązać jej problem konceptualny (zadanie C):
Jaki jest efekt poza spadkiem produktywności? Masz 3 zadania otwarte równocześnie przez dłuższy czas. Żadnego z nich nie możesz “odhaczyć”, co negatywnie wpływa na Twoją motywację. Z kolei slack time każdego zadania niebezpiecznie się wydłuża (slack time, w zarządzaniu projektami, to czas o jaki możemy opóźnić dane zadanie, bez ryzyka że zablokujemy pracę i/lub opóźnimy cały projekt).
Opisałam tutaj przykład zadań, ale taka sama reguła obowiązuje dla kamieni milowych (przełomowych zdarzeń w harmonogramie projektu). Z tą różnicą, że kamieniem milowym trudniej jest zarządzać, a ryzyko dla projektu jest dużo większe niż w przypadku niewielkich zadań.
Małe zadania na widocznej liście
Przypomnij sobie to uczucie, gdy oznaczasz zadanie jako wykonane – wyrzut endorfin i dopaminy. Efekt zdecydowanie łatwiejszy do osiągnięcia przy pracy operacyjnej. Co możesz zrobić, aby odczuwać satysfakcję częściej, nawet gdy Twoja codzienność to mix zadań operacyjno-konceptualnych? Planując, bezlitośnie rozbijaj zadania na możliwie najmniejsze i umieszczaj je na wygodnej liście. Dla każdego narzędzia, którego użyjesz (Trello, Google Keep, MicrosoftToDo, Todolist, notatki na komputerze czy kartki papieru) zasada jest ta sama. Im mniejsze zadanie, tym łatwiejsze do zmierzenia i wykonania, a tym samym – do oznaczenia jako zakończone. [Zerknij też na 12 narzędzi przydatnych w content marketingu].
Co w przerwie między działaniami konceptualnymi?
Oczekujesz na feedback dotyczący Twojego pomysłu na kampanię, więc nie jesteś w stanie sfinalizować tego kamienia milowego. Możesz rozpocząć kolejny projekt, ale wiesz już, że nie jest to najbardziej efektywny sposób na zarządzanie swoimi zadaniami. Proponuję, żebyś w takiej sytuacji zajrzał/a do swojej listy małych zadań i wybrał/a jedno pilne i ważne działanie operacyjne. Zachowasz w ten sposób produktywność i motywację do dalszej pracy.
Szukanie motywacji
Bywa tak, że nie wszystkie zadania nam odpowiadają. Sama najczęściej mam trudności, kończąc jedno zadanie konceptualne i przełączając się na kolejne. Wymaga to ode mnie znalezienia motywacji i skupienia się na nowo.
Pozwól, że zadam Ci z pozoru bezsensowne pytanie – jak wygląda Twój zlew? Podobno świat dzieli się na dwie grupy ludzi – tych, którzy zawsze mają pozmywane naczynia i tych, których zlew wygląda mniej więcej tak:
Podstawową różnicą jest podejście do samego procesu mycia. Pierwsza grupa wyobraża sobie efekt końcowy i emocje związane z posiadaniem czystej kuchni. Z kolei druga skupia się na samym procesie, żmudnym zadaniu, które trzeba wykonać. Takie podejście kończy się najczęściej prokrastynacją (lub zakupem zmywarki :)).
Przykład ten niesie w sobie jedno z możliwych rozwiązań – myśl o efekcie, wizualizuj swoje emocje po wykonaniu zadania. Możesz wspomóc się też myśleniem o zadaniu w kategoriach „Jak rozwiązać problem?” zamiast „Dlaczego?”. To pobudzi Twoją wyobraźnię i chęć działania!
Godzenie pracy konceptualnej i operacyjnej sprowadza się tak naprawdę do mądrego zarządzania swoim zadaniami, celami i priorytetami. Mam nadzieję, że przedstawione powyżej triki pomogą Ci w codziennej pracy oraz zmotywują do szukania najlepszych dla Ciebie rozwiązań. Każdy z nas jest inny, więc nie wahaj się tworzyć swojego uniwersalnego planu na zarządzanie zadaniami.
