W pracy kreatywnej liczy się przede wszystkim jakość, a nie ilość. Czasem jednak można odczuć brak weny. Jak zatem skutecznie mnożyć pomysły i wybierać te najbardziej wartościowe? Tym razem nie będzie to artykuł o Design Thinking. Dziś chciałabym przedstawić inne narzędzie, które wykorzystuję do zarządzania zmianą, a które z powodzeniem może pobudzić kreowanie i selekcję najsprytniejszych rozwiązań. Mowa o Popcorn Flow (PPF), modelu służącym do definiowania i wdrażania zmian w duchu Agile.
Jak twierdzi autor metody, Claudio Perrone, jego pasją jest pomaganie zespołom w rozwijaniu technik myślenia ( “(…) help teams and individuals develop insanely-good habits of thinking and allow them bring the best of their work to the world.”). I choć PPF powstał głównie z uwagi na zwinne zarządzanie zmianami, metodę wykorzystać można na wielu polach, które wymagają kreowania skutecznych, a czasem niecodziennych odpowiedzi. W uproszczeniu model wygląda następująco:
Krok 1: Wyzwanie
Na początku zawsze jest jakaś potrzeba (np. biznesowa klienta), obserwacja, wyzwanie czy szansa (Problem/Observation). A tam gdzie potrzeba, pojawia się naturalna chęć do generowania rozwiązania. Zazwyczaj nie wielu różnych rozwiązań, a jednej konkretnej odpowiedzi, którą chcemy natychmiast zdefiniować i zaimplementować. Tutaj metoda Popcorn Flow mówi STOP. Zatrzymaj się i zdefiniuj tyle opcji (Options), ile tylko możesz. Możesz wykorzystać każde źródło inspiracji – interdyscyplinarny zespół, zebrane dane, ankiety, opracowania naukowe. Ogranicza Cię tylko Twoja wyobraźnia. Jak to w burzy mózgów bywa, nie ma złych koncepcji, jedna idea rodzi drugą, a każda kolejna może rozwijać poprzednią. Tak generujesz całą gamę pomysłów i stajesz przed kolejnym wyzwaniem – wyborem najlepszego/najlepszych rozwiązań.
Krok 2: Weryfikacja pomysłów
Aby mieć pewność, że wybierzesz najbardziej trafne z rozwiązań, zadaj sobie kilka pytań:
- Od jakiej obserwacji wychodzę?
- Jaki jest mój pomysł i co muszę zrobić aby go zrealizować?
- Dlaczego mam wybrać akurat tą ideę?
- Jakich efektów spodziewam się po jej wdrożeniu?
- Które z pomysłów są realne do wdrożenia?
Moim ulubionym pytaniem jest to z punktu 4. Bardzo łatwo jest inicjować projekty, rozpoczynać procesy lub wdrażać nowe pomysły. Najtrudniej jest jednak realistycznie ocenić ich wpływ na naszą/naszego klienta rzeczywistość i zdefiniować oczekiwane rezultaty. Mało osób zastanawia się nad wynikiem, którego może się spodziewać. Tymczasem pozwala to nie tylko wybrać najbardziej adekwatną opcję, ale także zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy, które stracilibyśmy wybierając rozwiązanie, które tak naprawdę nie odpowiada na naszą potrzebę lub nie pozwala nam wykorzystać zaobserwowanej szansy. Po kreatywnej części związanej z generowaniem pomysłów, pytanie numer 5 wydaje się jeszcze bardziej przyziemne. Pozwala jednak ono w bardzo szybki sposób zrezygnować z realizacji przedsięwzięć, które są poza budżetem, zajmują dużo czasu lub wymagają zasobów, którymi nie dysponujemy.
Krok 3: Rozwiązania
Za nami 2 kroki procesu twórczego, a my już teraz dysponujemy listą ciekawych i realnych rozwiązań (Possible Experiments). Załóżmy, że podczas burzy mózgów wygenerowaliśmy 15 pomysłów, z czego 7 jest realnych do wdrożenia, a spodziewane efekty są zbieżne z rozwiązaniem początkowych potrzeb. Czeka nas zatem dalsza selekcja. Czas na decyzję, które pomysły chcemy realizować lub których będziemy chcieli się podjąć w najbliższej przyszłości (Commitment). Dlaczego pozornie się ograniczamy i nie wdrażamy od razu wszystkich genialnych rozwiązań? W imię oszczędności i efektywności! Wdrażanie dużych zmian/pomysłów z podziałem na mniejsze etapy pozwala:
- zbierać feedback na bieżąco (od zespołu, klienta, użytkownika),
- szybciej zaobserwować efekty, a tym samym sprawniej reagować na nieprawidłowości czy wykorzystywać nowe szanse,
- zmniejsza opór przed nieznanym (łatwiej zaakceptować nowy pomysł, gdy jesteśmy w stanie przewidzieć jego skutki),
- wszystkie ww. czynniki usprawniają zarządzanie czasem w projekcie oraz chronią przed dużymi stratami, np. finansowymi.
Ideę tą można porównać do MVP (Minimum Viable Product), wykorzystywanego w tworzeniu produktów (m.in. aplikacji webowych/mobilnych). Zgodnie z definicją Wikipedii, MVP to produkt, który zawiera wystarczająco dużo cech, aby wypuścić go na rynek, zadowolić pierwszych użytkowników i zebrać wartościowy feedback do tworzenia kolejnych wersji. Pojęcie to można jednak rozszerzyć do najmniejszego możliwego kroku, który pozwoli nam przetestować nasz pomysł na biznes i zdobyć wiedzę (J. Wieczorek, 2013). Zatem, wcale nie musi chodzić o produkt, a jedynie test prototypu pomysłu, jak w podanych przez Jacka Wiczorka przykładach.
Krok 4: Realizacja i retrospekcja
Pomysły wybrane, motywacja wzrasta, a my tylko czekamy, aby przedstawić je klientowi i przystąpić do realizacji (Ongoing). Niestety na realizacji wiele Zespołów poprzestaje, tymczasem Popcorn Flow wręcz wymusza na nas kolejny krok – Retrospekcję (Review). Jest to jeden z niewielu sposobów “wymuszeń”, za które jestem wdzięczna w swoim życiu :) Tablica PPF jest tak skonstruowana, że każde zrealizowane zadanie powinno po określonym czasie, być poddane retrospekcji, której głównym celem jest sprawdzenie:
- na ile udało nam się zrealizować dany pomysł,
- czy osiągnęliśmy nasze pierwotne założenia,
- co się zmieniło w naszej sytuacji i czy założenia nadal są aktualne,
- oraz jakie dalsze kroki podejmiemy, aby jeszcze bardziej efektywnie wykorzystać szansę/rozwiązać problem.
Prosty zabieg, jakim jest Review, pozwala nam pracować w duchu ciągłego udoskonalania naszej pracy (kaizen).
Popcorn Flow skonstruowane jest na bazie doskonale już znanych metod, takich jak: wspomniane MVP, Retrospekcja, Kaizen czy Cykl Deminga. Piękno PPF tkwi w prostocie. Poprzez odpowiednią kolejność kroków i trafne pytania pozwala poprawić jakość realizowanych pomysłów (nawet tak prostych, jak sadzenie nasion) i stale ulepszać naszą pracę. Nie musimy przy tym znać wszystkich teorii stojących za narzędziem, ponieważ – nawet nieświadomi – możemy w pełni skorzystać z ich dobrodziejstw.
Zajmujesz się PR-em zawodowo, ale zależy Ci na skutecznym budowaniu relacji z mediami? Zapoznaj się z naszym najnowszym e-bookiem „Od informacji do interakcji, czyli o użyteczności informacji prasowej” i poznaj opinie innych praktyków z branży PR oraz dziennikarzy.
