Strach, drżenie rąk i natrętna myśl „wiem, że nic nie wiem” towarzyszą większości prelegentów przed ich wystąpieniami publicznymi, niezależnie od tego czy brylują na scenie od miesiąca, czy od kilku lat. W tym artykule podzielę się z Tobą moim doświadczeniem scenicznym i podpowiem w co należy zainwestować swój czas, a czego zdecydowanie unikać, by nie trafić na czarną listę pt.: „tego Pana/Pani już nie słuchamy”.
Zacznijmy od początku…
Nie jestem typowym zwierzem scenicznym. Na mniejszych i większych konferencjach występuję dopiero od 3 lat i tak jak większość marketerów zaczynałam od Czwartkowych Spotkań Social Media (które do tej pory uwielbiam), skończywszy póki co na scenie I love Marketing & Social Media przed 800-osobową publicznością. Każde zaproszenie na wydarzenie, niezależnie od jego rangi, powoduje uśmiech na mojej twarzy. Jednak po chwili euforii zawsze następuje u mnie moment refleksji, a w głowie pojawia się kilka pytań:
- czy pasuję do tego wydarzenia?
- czy tematyka odpowiada temu, czym naprawdę zajmuję się zawodowo?
- czy mam czas, by przygotować dobre wystąpienie i tam pojechać?
Musisz mi uwierzyć na słowo, że bez ułożenia w głowie odpowiedzi na powyższe pytania, nie próbuję nawet dać feedbacku osobie zapraszającej na wydarzenie. Dlaczego? Powód jest prosty:
- jeśli nie pasuję do wydarzenia, to będę się na nim źle czuć;
- jeśli tematyka wydarzenia związana jest np. z twardą analityką, a na co dzień zajmuję się komunikacją w mediach społecznościowych to istnieje ryzyko, że moja prezentacja nie odpowie na oczekiwania uczestników, a ja nie będę mieć poczucia w 100% wykonanego zadania;
- jeśli w danym terminie mam już w kalendarzu kilka konferencji to najpewniej nie zdążę stworzyć całkowicie nowej prezentacji na dane wydarzenie i będę się ratować efektem „odgrzewanego kotleta”, czego zdecydowanie należy unikać.
Na koniec warto jeszcze przemyśleć, czy wyjazd na daną konferencję jest po prostu opłacalny. Dzielenie się wiedzą to oczywiście ogromna frajda, jednak będąc marketerem „na swoim” z tyłu głowy muszę również mieć myśl, że nie stać mnie na to, by dopłacać do interesu. Dlatego mając do wyboru wydarzenie płatne i bezpłatne w tym samym terminie czasem należy dokonać chłodnej kalkulacji.
Jeśli jednak pasuję do wydarzenia, dobrze czuję jego tematykę i mam wolne miejsce w kalendarzu, czas najwyższy udzielić pozytywnej odpowiedzi organizatorowi i czym prędzej zabrać się za tworzenie prezentacji.
Najtrudniejszy pierwszy krok
Istnieją konferencje, które podpowiadają temat wystąpienia, a ich organizatorzy mają konkretne oczekiwania co do zawartości merytorycznej. Są również i takie wydarzenia, które dają prelegentom dużą swobodę w tym zakresie. Niezależnie do tego z którą opcją ma się do czynienia… zawsze najtrudniej jest po prostu zacząć tworzyć prezentację.
Do niedawna moim pierwszym krokiem na drodze do udanej prezentacji było po prostu otworzenie Power Pointa i dzierganie slajdów zgodnie z kolejnością pojawiania się „złotych myśli” w mojej głowie. Teraz uważam jednak, że nie tędy wiedzie droga i choć tamto rozwiązanie o dziwo bardzo dobrze się u mnie sprawdzało, tak spokojniejsza na duchu się czuję, gdy do prezentacji zabieram się w troszeczkę inny sposób, którym oczywiście się z Tobą podzielę.
Długa droga do dobrej prezentacji
W pierwszej kolejności wchodzę na stronę konferencji i przyglądam się jej agendzie. Warto jest poczynić ten krok, by nie powielać tematyki, którą z dużym prawdopodobieństwem poruszy inny prelegent. Następnie na etapie dogadywania szczegółów z organizatorami nierzadko pytam o grupę docelową wydarzenia. To bardzo ważne, by wiedzieć czy będzie miało się do czynienia np. z przedstawicielami korporacji, czy małych i średnich przedsiębiorstw, czy będą to osoby z dużym doświadczeniem, czy może raczej osoby początkujące w branży. Dzięki tej wiedzy stworzy się prezentacje, która będzie zrozumiała dla uczestników wydarzenia i spotka się z ich aprobatą.
Gdy w międzyczasie wykształcił się już temat mojej prezentacji, na samym początku biorę kartkę papieru (lubię oldschool) i wypisuję wszystkie skojarzenia, które przychodzą mi z nim do głowy. Następnie otaczam się książkami i stronami www, w których mogę znaleźć rozwinięcie tego tematu i tym samym jeszcze bardziej go zgłębić. Pamiętać przy tym należy, że nie istnieje pojęcie zbyt dużej ilości źródeł wiedzy. Jeśli myślisz, że na dany temat wiesz już wszystko… najprawdopodobniej wiesz niewiele.
Następnie zabieram się za szkic mojej prezentacji. Oczywiście cały czas działam w obrębie kartki papieru, na której oprócz tematu nakreślam cel i główne przesłania mojej prezentacji. Po tym następuje etap przygotowania całej struktury przyszłego wystąpienia, czyli to co tygryski lubią najbardziej.
Struktura, czyli co po czym i dlaczego
Z moich obserwacji wynika, że najciekawsze prezentacje zaczynają się zawsze od przykucia uwagi publiczności. Ten efekt można uzyskać na wiele sposobów: opowiadając anegdotę jak Kamil Kozieł, przyznając się do bycia Januszem marketingu jak Michał Sadowski, czy tak jak ja na najnowszym I love Marketing & Social Media, opowiadając o tym, że kiedyś… byłam mężczyzną (gdyż zajmowałam się komunikacją marki Gruby Benek). Następnie należy przejść do meritum i w rozwinięciu swojego wystąpienia posługiwać się schematem:
- główny punkt,
- podpunkt,
- materiały pomocnicze (wzmacniające lub wyjaśniające główny podpunkt i mniejsze podpunkty).
Na samym końcu prezentacji można pójść dwiema drogami: przedstawić streszczenie omówionych punktów lub od razu posłużyć się pointą i wezwać publiczność do konkretnego działania. Osobiście jestem fanką tego drugiego rozwiązania. Zwłaszcza, gdy czas prezentacji jest relatywnie krótki – jak to ma miejsce już na większości wydarzeń branżowych – i nieubłaganie ucieka.
Czas na Power Point lub… inne narzędzie!
Dopiero po gruntowym przemyśleniu całej prezentacji i stworzeniu jej struktury przychodzi czas na przygotowanie jej oprawy graficznej. Różnica pomiędzy prezentacjami szkoleniowymi a konferencyjnymi w dużej mierze polega na tym, że na tych drugich warto wyrzucić ze slajdów 95% tekstu. Dlaczego? Oczywiście głównym powodem jest skupianie uwagi na prelegencie i jego przekazie, a nie na ścianie z liter, która pojawia się tuż za nim. To mówca powinien opowiadać historie, która wspierana jest jedynie oprawą wizualną – nigdy odwrotnie.
A skoro już o wyglądzie prezentacji mowa… wbrew pozorom jest to niezwykle ważny aspekt wystąpień publicznych, do którego jeszcze nie wszyscy przywiązują wagę. Tworząc prezentację na konferencję należy mieć na uwadze fakt, że konsumujemy oczami. Fatalne pod względem graficznym slajdy potrafią zniechęcić uczestników do wysłuchiwania danej prezentacji, choćby ta była nawet najbardziej merytoryczna na świecie. Dlatego też warto przygotować sobie atrakcyjny szablon lub skorzystać z tych, które przesyłają organizatorzy. Pamiętaj o tym, że jeśli tak jak ja jesteś Grażynką lub Zbyszkiem grafiki, możesz wspomóc się umiejętnościami profesjonalnego grafika lub nauczyć się obsługi takich programów, jak np. Canva.
Czas wejść na scenę!
Nie odkryję Ameryki pisząc, że przygotowanie schematu prezentacji i jej oprawy graficznej to jedno, a zupełnie inną kwestią jest jej wygłoszenie przed publicznością. Mając długi czas na wystąpienie zazwyczaj idę na żywioł, jednak w przypadku limitowanych (zwykle 20-minutowych) prezentacji często ćwiczę w domu lub w biurze włączając nagrywanie w telefonie. Dzięki temu mam możliwość sprawdzenia, czy mieszczę się w czasie i nie popełniam błędów językowych oraz uczenia się kolejności slajdów wielokrotnie odsłuchując nagranie.
Gdy wreszcie nadchodzi dzień prezentacji moją pierwszą myślą jest naturalnie: „w co ja mam się ubrać”?! Nie oceniaj mnie, jestem przecież kobietą. Strój należy dobrać przede wszystkim do specyfiki i rangi wydarzenia. Na Czwartkowe Spotkania Social Media można ubrać się bardzo luźno, ale już na duże konferencje warto zainwestować w coś bardziej eleganckiego. Nie chodzi tutaj jednak o 3-częściowe garnitury i wieczorowe kreacje. Koszula i spodnie lub spódnica w przypadku kobiet jak najbardziej dadzą radę.
Przed samym wystąpieniem warto pić duuuużo wody (nie soków i z pewnością nie herbat), a nawet mieć ze sobą na scenie szklankę lub butelkę, które zniwelują strach o zasychające gardło podczas prezentacji. Pamiętać należy również o czymś tak banalnym… jak uśmiech. Osoba pozytywnie nastawiona do życia jest chętniej słuchana niż ta, która na trzęsących się nogach próbuje wydusić z siebie jakiekolwiek zdanie.
To również żaden mit, że korzystnie jest upatrzyć sobie jedną lub dwie osoby, na których będzie się skupiać wzrok podczas całego wystąpienia. Osobiście bardzo mi to pomaga, jednak wiem, że są prelegenci, którzy śmiało zerkają w stronę tysięcznych widowni i nie odczuwają z tego powodu żadnego dyskomfortu. Mam nadzieję, że kiedyś dojrzeję i do tego etapu.
A co potem?
Wygłoszenie prezentacji i zgarnięcie braw to tak naprawdę dopiero połowa sukcesu. Równie – jeśli nie ważniejsze – są rozmowy w kuluarach i odpowiedzi na wiadomości prywatne, które mają w zwyczaju spływać w mediach społecznościowych po udanych prezentacjach. Pamiętaj, że dobry prelegent nie pomaga i inspiruje tylko na scenie. Powinien robić to przez cały czas.
Na sam koniec warto wspomnieć o tym, że wystąpienia publiczne potrafią dawać mnóstwo satysfakcji, a niekiedy również kontraktów biznesowych, ale dzieje się tak tylko wtedy, gdy… traktuje się je nie tylko jako pracę, ale również dobrą zabawę. Jeśli zatem nie widzisz siebie na scenie i wiesz, że to całkowicie nie Twoja bajka – nie zmuszaj się. Jeśli natomiast czujesz w sobie potencjał i pragniesz przełamywać swoje bariery – śmiało, wskakuj na scenę. Chętnie Ci w tym pokibicuję!
[foto: Sprawny Marketing]
