Nie jest tajemnicą, że dobrze skonstruowany mail może zdecydować o życiu i śmierci nawet najlepiej dopieszczonej informacji prasowej. Jak pisać, by zachęcać dziennikarzy do otwierania przesyłanych materiałów?
Istnieje wiele podejść do budowania body maila. Odkąd pracuję w PR, widziałem najrozmaitsze konstrukcje wiadomości: od przepełnionych tekstem po zupełnie puste, zawierające jedynie załącznik. Niezależnie od tego, na jaką formę się decydujemy, mail powinien dostarcza takie informacje, by od razu przekonać odbiorcę do dalszych akcji. Dziś prezentuję trzy proste sposoby pisania mailowych zajawek, które warto wypróbować, gdy click rate mailingów jest zbyt niski, a klienci oczekują publikacji.
Krótko i konkretnie
Chyba najprostszy sposób, często czasochłonny – aby mail był autentyczny, nie powinien sprowadzać się do przeklejonych fragmentów z gotowej informacji prasowej. Treść wiadomości piszemy zupełnie od nowa, zawierając w niej najważniejsze informacje dotyczące ogłoszenia (Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Dlaczego? W jaki sposób?) oraz 1-2 cytaty użyte w docelowym dokumencie (jeśli są).
Taki mail jest de facto skondensowaną informacją prasową i po jego przeczytaniu dziennikarz powinien móc rozpocząć pracę. Oczywiście, jeśli jest zainteresowany tematem ;)
Dla fanów „bulletów”
Jakiś czas temu zapytaliśmy znajomych dziennikarzy z zagranicy o to, w jaki sposób najchętniej otrzymują materiały prasowe od PR-owców. Jeden z dziennikarzy brytyjskiego PR Weeka jako preferowany sposób wskazał mail w formie trzech punktów zawierających wszystkie najważniejsze informacje. Powód? Tyle miejsca powinno wystarczyć, by dziennikarz mógł stwierdzić, czy nasz news jest wystarczająco interesujący; jeśli nie potrafimy pisać zachęcająco w tak krótkiej formie, odbiorca nie będzie chciał tracić czasu na czytanie pełnej informacji prasowej.
Przyznaję, że sam najchętniej otrzymywałbym wszystkie maile właśnie w taki sposób. Choć nie zawsze jest to łatwe i szybkie, warto czasem spróbować sprowadzić nawet większe ogłoszenie do trzech zwięzłych punktów.
All-in-one
Po ten sposób warto sięgnąć szczególnie w sytuacji, gdy click rate wysyłanych informacji prasowych w ostatnim czasie jest niezadowalający, a musimy mieć pewność, że odbiorca zapoznał się z całym ogłoszeniem. Główna część maila składa się z 1-2 akapitów zawierających tzw. „mięso” – wszelkie dane i informacje atrakcyjne z punktu widzenia dziennikarza. Następnie, już po klasycznym „pozdrawiam, Rafał Sałak”, w wyraźnie oddzielonej formie wstawiamy pełną treść informacji prasowej. Dzięki temu mamy większą pewność, że dziennikarz zapoznał się z całym ogłoszeniem, jeśli nie ma śladu otwarcia podlinkowanego czy załączonego dokumentu.
Który sposób jest najlepszy? Ten, który akurat zadziałał ;) Preferencje dziennikarzy są różne, dlatego tworzone wiadomości warto dopasowywać właśnie do nich. Dzięki temu mamy szansę wybić się spośród setek podobnych maili, których nikt nie ma czasu – i ochoty – czytać.
Powodzenia!
