Niemalże w każdej organizacji możemy wyróżnić zespoły, które na co dzień nie mają kontaktu z klientem, a ich praca nie przekłada się bezpośrednio na sprzedaż produktów czy usług. Co więcej, niejednokrotnie zakres pracy tych osób jest bardzo szeroki i nie do końca zrozumiały dla całej firmy. Zaliczają się do nich między innymi zespoły: public relations, marketingu czy HR. Jak wzmocnić ich wizerunek wewnątrz firmy?
Co zrobić, będąc reprezentantem działu HR, PR lub marketingu, aby pokazać swoją wartość i dbać o dobrą komunikację wewnętrzną? Czy jest ona rzeczywiście potrzebna i czy powinna być częścią zadań codziennych?
Poniżej znajdziecie 3 pomysły na to, jak budować dobry wizerunek działu wewnątrz firmy i dlaczego warto to robić.
Po pierwsze, budowanie wizerunku wewnątrz firmy to świadoma edukacja –
czyli informowanie, czym dany dział się zajmuje i dlaczego [sprawdź, czego PR-owiec może nauczyć się od działu sprzedaży], jest ważny dla organizacji. Warto poświęcić czas na przygotowanie spisu obowiązków, ale także wypracowanie zespołowej misji, wizji oraz wartości. Takie informacje są pomocne nie tylko dla innych pracowników, ale także wspierają budowanie tożsamości danej grupy. Posiadając charakterystykę, kim jesteśmy i co robimy, możemy świadomie budować komunikację w firmie. Popularne są takie metody jak: dołączanie prezentacji o roli PR, marketingu czy HR do onboardingu nowych pracowników czy przygotowanie podstrony w firmowym intranecie.
Każde działanie wykonywane przez zespół przynosi określone efekty – warto się nimi dzielić z całą organizacją
Praca PR, HR czy marketingu nie zawsze przekłada się bezpośrednio na pozyskanie klientów czy powstania produktu. Jednak każdy zrealizowany cel przekłada się na realną wartość dla firmy. Przeprowadzenie dobrej kampanii w mediach, zarządzanie kryzysem w social media czy pozyskanie odpowiednich pracowników to aktywności, które są kluczowe dla funkcjonowania biznesu. Należy zatem zadbać o to, aby każdy był świadomy sukcesów danego zespołu, ale także pokazywać jak wpływają one na całą firmę. Popularną formą są newslettery wewnętrzne, gdzie zespołu decydują się na regularne e-maile informujące o bieżących działaniach. Taka forma daje możliwość dotarcia do wszystkich członków firmy i przekazanie najważniejszych informacji w skondensowanej formie. Ważnym czynnikiem sukcesu, w tym przypadku, jest konsekwencja w wysyłaniu podsumowań, dbanie o atrakcyjną prezentację informacji i odpowiadanie adresatom, którzy zdecydują się na podjęcie konwersacji. Regularne wysyłanie wiadomości wydaje się czasochłonnym zadaniem, jednak jest sporo narzędzi pozwalających na automatyzację i usprawnienie procesu wysyłki – na przykład Mailchimp czy MailerLite.
Bieżące informowanie o sukcesach i działaniach nie tylko buduje transparentność i pokazuje wartość pracy, ale także pozwala na wejście w interakcje z innymi grupami w firmie. Wysyłając newsletter, nie trzeba ograniczać się tylko do przekazywania informacji, można także zbierać feedback w formie ankiet lub angażować zespół na przykład w wybór projektów do materiałów promocyjnych.
Budowanie wizerunku to także nawiązywanie relacji
Działy HR, PR czy Marketingu realizują zadania operacyjne, jak na przykład bieżące odpowiadanie w social media, zamówienia materiałów na targi oraz zadania koncepcyjne, które wymagają czasu i przestrzeni na tworzenie pomysłów. W takiej sytuacji najczęściej wspólnie z zespołem realizuje się burzę mózgów i wymyśla rozwiązania. Przeskakując pomiędzy bieżącymi zadaniami a koncepcją, zamykamy się na pracę w swoim zespole. Warto poświęcić chwilę, aby wyjść ze strefy komfortu i fizycznie zmienić miejsce. Usiąść w kuchni, przespacerować się po firmie, porozmawiać o rozwiązaniach z zupełnie innym zespołem, który będzie miał świeże spojrzenie i nowe podejście.
Natomiast tworząc koncepcję związaną z danym obszarem firmy, spróbujmy zaangażować w to daną grupę. Jeżeli opracowujemy kampanię promującą nowe usługi kanałem sprzedaży telefonicznej, poznajemy pracę kolegów z działu call center, dowiedzmy się, jakie oni mają sposoby na dbanie o klientów. Bazując na realnych przykładach, jesteśmy bardziej autentyczni w komunikacji, ale także mamy szansę nawiązać relacje z innymi członkami zespołów. PR, marketingu czy HR bardzo często opierają swoją pracę na pozyskiwaniu informacji od innych działów. Trudno wyobrazić sobie pisanie bloga firmowego o tematyce customer care bez znajomości procesu sprzedaży lub o budowaniu strony internetowej o produkcie bez informacji, jak wygląda proces jego powstawania. Pozyskanie najbardziej rzetelnych informacji jest możliwe wtedy, kiedy mamy zbudowane dobre relacje. Wymiana informacji pomiędzy zespołami jest wtedy naturalnym procesem wspierającym efektywność pracy.
Praca w obszarach, w których nie mamy ustrukturyzowanego koszyka zadań, a zagadnienia operacyjne przeplatają się z koncepcyjnymi i działania nie zawsze przekładają się bezpośrednio na efekty finansowe, nie jest łatwa. Dlatego szczególnie ważne dla zespołów, takich jak PR, HR czy marketing, jest budowanie dobrego wizerunku i komunikacji w firmie. Można to zrobić poprzez szczegółowe zdefiniowanie swoich zadań, bieżące informowanie zespołu o efektach pracy, ale – przede wszystkim – poprzez budowanie relacji i zaangażowanie ludzi w tworzenie wartości dla firmy.
