Czy miałeś kiedyś wrażenie, że prowadzona przez Ciebie kampania wymyka Ci się spod kontroli? Czy czułeś czasem, że w Twoim projekcie zaczyna panować chaos, a komunikacja w zespole siada? Jeśli tak, to mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Nie jesteś sam.
Od początku mojej PR-owej przygody często zadawałem sobie pytanie, jak powinienem zarządzać prowadzonymi przeze mnie kampaniami. Zastanawiałem się, jakich narzędzi i technik używać, aby moja praca była skuteczna, efektywna i w miarę przewidywalna. Tak na mojej zawodowej drodze pojawiło się zarządzanie projektami, ponieważ każda kampania to tak naprawdę projekt komunikacyjny.
Rok temu postanowiłem sprawdzić,jak w takim razie wygląda w Polsce zarządzanie projektami w naszej branży i w ramach studiów na SGH przeankietowałem ok. 50 koleżanek i kolegów po fachu. Dziś po raz pierwszy, dzięki uprzejmości i pomocy zespołu Prowly, prezentuję mocno skrócone wyniki tej akcji. Oczywiście próba była stosunkowo nieduża i uważam, że można by się pokusić o powtórzenie badania w szerszym gronie. Wierzę jednak, że nawet w tej formie ankieta dostarcza nam wielu ciekawych informacji, a wnioski z niej płynące mogą skłonić parę osób do szerszej refleksji na temat używanych metod zarządzania.
Dużo projektów i same sukcesy… ale czy na pewno?
Co warte pokreślenia w ankietowanej grupie znajdowały się zarówno osoby pracujące w agencjach (38,8 proc. badanych), jak i po stronie klienta (61,2 proc.). Oba środowiska zgodnie jednak stwierdziły, że projekty stanowią większość ich działalności zawodowej.
W przedziale od 6 do 10 znalazło się aż 83,7 proc. odpowiedzi, a od 8 do 10 włącznie aż 51,1 proc. Co ciekawe, większy stopień projektyzacji (bo tak fachowo nazywa się stopień nasycenia jakieś branży projektami) występuje według deklaracji w agencjach. Bardzo optymistycznie prezentują się odpowiedzi na kolejne pytanie, dotyczące procentu projektów zakończonych pełnym sukcesem. Z deklaracji ankietowanych wynika bowiem, że aż 71,5 proc. badanych (odpowiedzi od numeru 6 do 10) kończy większość swoich projektów z pełnym sukcesem, a 49,0 proc. ankietowanych realizuje w ten sposób zdecydowaną większość z nich (odpowiedzi on numeru 8 do 10). Przy czym bardziej optymistycznie odpowiedzi padały po stronie agencji.
Jaką część Pani/Pana działalności zawodowej stanowią projekty?
Jaka część z realizowanych projektów kończy się pełnym sukcesem (zrealizowaniem projektu w planowanym zakresie, czasie, budżecie i przy założonej jakości)?
Jedno z kolejnych pytań dotyczyło wrażenia chaosu panującego podczas realizacji projektów. Tu już odpowiedzi rozłożyły się niezwykle równomiernie. Dlatego postanowiłem od razu sprawdzić, czy taki sam rozkład głosów występuje w obu badanych grupach. Pracownicy agencji deklarowali, że wprawdzie mierzą się z chaosem w codziennej pracy, ale w raczej umiarkowanym zakresie. Właściwie nikt nie zaznaczył odpowiedzi w przedziale od 1 do 4, nieznacznie ponad 50 proc. z nich zaznaczyło odpowiedzi 5 i 6, a reszta odpowiedzi w przedziale od 7 do 9. W przypadku pracowników wewnętrznych działów PR obraz jest już mniej optymistyczny. Ponad połowa (53,4 proc.) zaznaczyło odpowiedzi on 1 do 3. Tym samym możemy powiedzieć, że ciągle mierzą się z chaosem w swojej codziennej pracy.
Uzasadnieniem rozbieżności w odpowiedziach obu badanych grup, może być specjalizacja pracowników agencji w realizacji projektów, poprzez ciągłe nimi zarządzanie (na co wskazuje większy stopień projektyzacji) i przez to skuteczniejsze oraz mniej chaotyczne ich przeprowadzanie.
Którędy do sukcesu?
Następne pytanie dotyczyło kluczowych czynników sukcesu projektów. Ankietowani wskazali na pierwszym miejscu na jasno sformułowane cele i oczekiwania, które wybrało aż 79,6 proc. badanych. Bardzo ważne jest również w odczuciu ankietowanych zaangażowanie zespołu, które zaznaczyło aż 71,4 proc. z nich. Podium zamyka w tym zestawieniu dobre zarządzanie, które wskazało 67,3 proc. osób. Kolejne pytanie dotyczyło podejścia organizacji do zarządzania projektami i tak jak poprzednie pokazało dość silny rozdźwięk miedzy agencjami, a działami wewnętrznymi. Pracownicy agencji byli raczej zdania, że u nich przykłada się do tego dość dużą wagę, a pracownicy działów wewnętrznych, że raczej nie.
Jakie są główne czynniki sukcesu projektów?
Pytamy o konkrety
Finalna część badania dotyczyła już konkretnych rozwiązań i pokazała, że raczej stronimy od regulacji, większości technik i narzędzi, czy nawet programów, a do zarządzania podchodzimy przeważnie po macoszemu. Dla przykładu, ponad połowa z badanych na pytanie czy ich organizacja posiada regulacje określające przebieg poszczególnych etapów projektów oświadczyła, że takowych regulacji w ogóle nie posiada. Odpowiedziało tak dokładnie 51,0 proc. badanych. Kolejne pytanie pokazało, że wiedza zdobywana podczas realizacji raczej nie jest gromadzona i po zakończeniu projektu pozostaje wyłącznie doświadczenie zdobyte przez poszczególnych członków zespołu.
Czy w Pani/Pana organizacji istnieją regulacje określające sposób realizacji poszczególnych etapów projektów?
Warto również dodać, że właściwie jedynymi powszechnie stosowanymi technikami i narzędziami są harmonogram oraz burza mózgów (89,1 proc. badanych). Z kolei jedynym masowo używanym programem komputerowym do zarządzania projektami jest Excel, który wykorzystuje aż 87,2 proc. badanych. Na drugim miejscu znalazł się Slack, którego używanie zadeklarowało 36,2 proc. badanych. Na trzecim miejscu uplasowało się z kolei Trello używane przez 27,7 proc. ankietowanych. Zdecydowana większość badanych stwierdziła, że w ich organizacjach nie stosuje się również żadnej metodyki. Uczyniło tak bowiem aż 68,1 proc. z nich. Natomiast 14,9 proc. badanych stwierdziło, że używa własnej firmowej metodyki.
Czy używa Pani/Pan w realizacji projektów następujących narzędzi/technik?
Jakich programów informatycznego wsparcia zarządzania projektami używa Pani/Pan w swojej pracy?
Czy w Pani/Pana organizacji używa się którejś z wymienionych metodyk zarządzania projektami?
Co mogę zmienić?
Na koniec należy sobie odpowiedzieć na kilka pytań. Czy to dobrze czy źle, że czegoś nie używamy? Czy musimy stosować określone metodyki, techniki, narzędzia, a działania naszego zespołu zamykać w sztywnych procedurach? Oczywiście, że nie musimy. Jeżeli pracujemy przy małych kampaniach, samemu lub w mikro zespole i nie mamy problemu z realizacją celów, to raczej nie ma sensu „strzelać do muchy z armaty” oraz wprowadzać do firmy np. Prince 2. Gdy jednak realizujemy naprawdę złożone przedsięwzięcia i czasami czujemy pewne niedostatki w zarządzaniu poszczególnymi etapami, to powinniśmy zainteresować się mocniej arsenałem narzędzi zarządzaniem projektami. Może czasem dobrze jest sięgnąć po matrycę logiczną, drzewo celów, rozpisać sobie wszystko z PERT, czy ustalić sposób gromadzenia wiedzy w firmie. Warto może sięgnąć po jakieś wsparcie informatyczne, wykraczające poza Excel i na przykład wprowadzić w zespole Trello, czy Asanę. Nie ma w związku z tym uniwersalnych rad dla każdego, poza jedną: techniki, narzędzia oraz metodyki zarządzania nie gryzą i nie musimy się ich bać.
