Spis treści:
- Co to jest informacja prasowa?
- Struktura informacji prasowej
- Zasada odwróconej piramidy
- Pytania, na które odpowiada informacja prasowa
- Interaktywna informacja prasowa
- Grafiki i filmy w informacji prasowej
- Przyklady informacji prasowych
Informacja prasowa – jedno z najstarszych narzędzi w arsenale każdego PR-owca. Choć niewielu się do tego przyznaje, dziennikarze często z niej korzystają. Jak ją tworzyć, by spełniała swoją rolę?
Nie uważamy, żeby informacja prasowa była najlepszym narzędziem, jakie mamy do dyspozycji w pracy z mediami. To, czy – i jak – po nią sięgamy, powinno być jednak uwarunkowane zarówno preferencjami grupy docelowej (z reguły są to konkretni dziennikarze czy redakcje), jak i tematem, o którym chcemy napisać. Po informacje prasowe sięgamy jednak stosunkowo często, dlatego warto zadbać o to, by stale poprawiać swój warsztat.
Co to jest informacja prasowa?
Ujmując rzecz najprościej, to każdy news dotyczący funkcjonowania Twojej firmy, który chcesz przekazać dziennikarzowi.
Ma on oczywiście swoją strukturę.
Struktura dobrej informacji prasowej – o tych elementach nie zapomnij!
1. Tytuł – czyli zapowiedź tego, o czym będzie informacja. Powinien przyciągać uwagę i być atrakcyjny. Często to właśnie tytuł decyduje o tym, czy dziennikarz zapozna się z dalszą częścią informacji i czy uzna ją za interesującą.
2. Lead – stanowi streszczenie całego komunikatu i powinien odpowiadać na następujące pytania: kto? co? kiedy? dlaczego? z jakim skutkiem? Po przeczytaniu takiej zajawki odbiorca powinien być zorientowany w temacie i mieć już ogólną wiedzę na opisywany temat. Przede wszystkim jednak, powinien chccieć czytać dalej.
3. Rozwinięcie – doskonałe miejsce na to, by rozwinąć nieco informacje przekazane wcześniej w leadzie. Spróbuj rzucić tu na nie więcej światła i podziel się kilkoma szczegółami, które dopełnią obrazu. Dobrą techniką jest umieszczanie najważniejszych treści informacji na początku, dalej przechodząc do rzeczy mniej istotnych.
4. Data upowszechnienia informacji – jest potwierdzeniem aktualności informacji. Zazwyczaj PR-owcy umieszczają ją na samej górze informacji prasowej.
5.Osoba do kontaktu – imię, nazwisko, telefon, adres e-mail osoby, która w razie potrzeby udzieli szczegółowych informacji i odpowie na dodatkowe pytania. Upewnij się, kto taką wiedzę posiada lub – jeśli podasz tu kontakt do siebie – że jesteś w stanie szybko takie informacje dostarczyć. Nie ma nic gorszego niż podanie do kontaktu osoby, która zna jedynie fakty podane w informacji prasowej.
Zasada odwróconej piramidy – czyli od szczegółu do ogółu
Informację prasową tworzy się zgodnie z zasadą „odwróconej piramidy”. O co w niej chodzi? To proste! Na początku (tytuł, lead) powinieneś zawrzeć informacje najbardziej istotne. Możliwe, że tylko ta część informacji zostanie opublikowana, dlatego tak ważne jest, by była to naprawdę kwintesencja twojego komunikatu. W rozwinięciu podajesz dziennikarzowi pozostałe informacje, zachowując i tu odpowiednią kolejność faktów – idąc od najważniejszych do najmniej istotnych, stanowiących tło wydarzenia.
Informację prasową tworzy się zgodnie z zasadą „odwróconej piramidy”. Click To Tweet
Pytania, na które powinieneś znać odpowiedź
Zanim zaczniesz pisać informację prasową, zbierz najważniejsze informacje, które odpowiedzą na podstawowe pytania:
- co?
- kto?
- gdzie?
- kiedy?
- dlaczego?
- jak?
Te odpowiedzi powinny się znaleźć w treści materiału. W miarę możliwości, zbierz także dodatkowe „zasoby” w postaci cytatów, grafik, filmów wideo czy dokumentów. Dobrze byłoby je mocniej wyeksponować, by łatwiej wpadały w oko czytelnika.
Do dzieła! Stwórz interaktywną informację prasową z Prowly
Formatów informacji prasowych, z których możesz skorzystać jest co najmniej trzy:
Pierwsze dwa są mocno przestarzałe, za to ostatni dziennikarze ulubowali sobie dziś szczególnie mocno. Dlaczego?
Bo interaktywna forma informacji prasowej gwarantuje im:
- dostęp do zawsze aktualnej treści informacji prasowej (Jeśli zmienisz coś w niej, dziennikarz, który otrzymał od Ciebie linka do informacji, zawsze będzie widział jej najaktualniejszą wersję. Podobnie jak inni czytelnicy, którzy weszli na Twoje biuro prasowe online, by zapoznać się z komunikatem)
- dostęp do dodatkowych materiałów w formie linków odsyłających lub wstawionych do informacji postów social mediowych, które łatwo można skopiować i sprawdzić ich źródło
- dostęp do zdjęć, grafik i materiałów wideo (i wszelkich innych załączników) w najwyższej jakości bez zapychania skrzynek dziennikarzy (co niechybnie stanie się wtedy, gdy usiłujesz wysłać mediom załącznik ważący SPORO ZA DUŻO przez co dziennikarz nie zapozna się z Twoim newsem)
- szybki dostęp do osoby kontaktowej wraz z jej aktywnymi kanałami social mediowymi
- możliwość pobrania informacji prasowej lub udostępnienia jej dalej w swoich social mediach dzięki widgetom wpiętym w komunikat
Jak widzisz, kluczowym atutem takiej nowoczesnej informacji prasowej online jest jej dostępność w wielu wymiarach. I dziennikarze ją naprawdę cenią. Skąd o tym wiemy? Zerknij w wolnej chwili na tekst Marzeny Witczyńskiej, CEO w Brave Hearts, która podpytała współpracujących z nią przedstawicieli mediów, czego nie lubią w komunikacji z PR-owcami. Wśród nielicznych pozytywów, jakie padły w tym poście, znalazł się m.in. taki:
Pozytywne jest to, że coraz więcej komunikatów trafia do mnie z online’owych biur prasowych. Dostaję właściwie tylko tytuł, lead i link, pod którym znajdę całość tekstu oraz zdjęcia i grafiki. To bardzo pomocne, zwłaszcza, że tego typu maile nie zajmują zbyt wiele miejsca i zawsze można wrócić do tej informacji. [Dziennikarz]
Na rynku znajdziesz kilka narzędzi, które pozwolą stworzyć ci biuro prasowe online, ale żadne z nich nie daje ci tak wielu interaktywnych funkcji, co Prowly. Jak możesz stworzyć taką informację prasową?
Przy tworzeniu informacji prasowej tytuł i lead radzimy zostawić na sam koniec, zaczynając od pierwszego akapitu. Jeśli korzystasz z Prowly, po prostu dodawaj każdy akapit tekstu w postaci osobnego elementu, jak poniżej. Gdy kopiujesz gotową treść z edytora tekstu (np. MS Word), poświęć chwilę i wklej każdy akapit jako osobny element lub użyj tzw. twardej spacji (klikając po prostu na końcu każdego domyślnego akapitu Shift i Enter).
W wypadku tekstów dłuższych niż dwa-trzy akapity, koniecznie “połam” je wizualnie stosując wytłuszczenia najważniejszych fragmentów lub nagłówki między akapitami. Dzięki temu ułatwisz odbiorcy przyswojenie i zrozumienie informacji, co jest kluczowe, jeśli starasz się o publikacje lub kontakt zwrotny. Aby dodać nagłówki w Prowly skorzystaj z takich elementów, jak tytuł (title) lub podtytuł (subtitle).
Grafiki i filmy w informacji prasowej
Informacje prasowe, w które wkleisz zdjęcia lub grafiki czy filmy, wyglądają znacznie przyjemniej dla oka niż tradycyjne bez obrazków. W Prowly możesz przebierać w naprawdę wielu formatach – to od Ciebie zależy, czy do newsa wrzucisz zdjęcie czy całą galerię zdjęć, czy podzielisz się z czytelnikami linkiem do materiału wideo, czy osadzisz ten materiał w swoim newsie w formacie takim jak na YouTube czy dużo większym – przykuwającym oko i pięknie prezentującym się na stronie www. Możesz też skorzystać z opcji osadzenia w informacji prasowej postu z Facebooka lub Instagrama albo wstawić GIF-a, który dopełni klimatu Twojego newsa.
W ten sposób uatrakcyjnisz materiał i przełamiesz nudną formę informacji prasowej, tym samym angażując odbiorcę. Nie martw się zbyt dużym rozmiarem plików graficznych – informacje prasowe na Prowly skalują się do rozdzielczości ekranu odbiorcy w ten sposób, by wyglądały dobrze na smartfonie, tablecie czy redakcyjnym komputerze.
Jeśli pozwala na to temat materiału, możesz też korzystać z emoji, zamieszczając je w treści akapitów, w nagłówkach lub w tytule. My korzystamy zazwyczaj z tych – po prostu wybierz odpowiednią i wklej ją do tekstu ??
Przygotowane wcześniej cytaty również warto wyróżnić. Możesz w tym celu użyć zwykłej kursywy. W Prowly służy do tego element ‘quote’ – wklej do niego cały cytat i odpowiednio podpisz autora. Dziennikarz na pewno go nie przeoczy.
Przykłady dobrych informacji prasowych
Zobacz, jak umiejętnie żonglują nimi takie marki jak: Uczelnia Łazarskiego, RadioZet, Monday PR, Etno Cafe, PR Inspiration czy nawet samo Prowly:
Przykładowa informacja prasowa o wydarzeniu
II edycja Fashion Square w Krakowie
Przykładowa informacja prasowa o nagrodzie
Radiozet.pl największym serwisem radiowym
Przykładowa informacja prasowa o nowym pracowniku
Magda Wosińska dołącza do Prowly ?
Przykładowa informacja prasowa o rebrandingu
Zmiany w Monday – więcej niż rebranding
