Jak dowiedzieliśmy się z pierwszej części naszego poradnika, posiadanie odpowiedniego budżetu oraz aktualnego i istotnego z punktu widzenia dziennikarzy tematu to podstawa do podjęcia decyzji o organizacji konferencji prasowej. W drugiej części dowiesz się na co zwrócić uwagę, by wycisnąć ze swojego wydarzenia jak najwięcej.
Zacznij od określenia następujących rzeczy:
Kto będzie jego odbiorcą?
Jeśli komunikujesz launch nowej aplikacji mobilnej dla zmotoryzowanych przedsiębiorców, to jest duża szansa, że temat ten zainteresuje dziennikarzy motoryzacyjnych, tych piszących o nowych technologiach czy biznesowych – nie spodziewaj się raczej odwiedzin przedstawicieli redakcji „M jak Mama” czy „Hodowcy Bydła”. Musisz bardzo jasno sprecyzować, jacy dziennikarze będą odbiorcami twojej konferencji.
Ilu spodziewam się na nim ludzi?
Jeśli wiesz już jakich przedstawicieli mediów chcesz zaprosić na wydarzenie, pora na oszacowanie ilu z nich spodziewasz się na konferencji. Oczywiście nie wiesz dokładnie, ile osób przyjdzie na wydarzenie, a frekwencja potwierdzonych dziennikarzy potrafi wahać się od kilku do nawet 100%. Musisz jednak założyć jakąś liczbę – na spokojnie przejrzyj bazę mediów i pozaznaczaj dziennikarzy, którzy mogliby być zainteresowani pojawieniem się na twoim wydarzeniu. Zaznaczyłeś w bazie 60 osób a budżet pozwala Ci na zaproszenie 30 osób? W takim wypadku będziesz musiał skupić się na tych najważniejszych.
Którego dnia i o której godzinie miałoby się odbyć?
Jeśli znasz już budżet wydarzenia, wiesz do kogo będzie skierowane i ilu osób się na nim spodziewasz, czas na ustalenie terminu konferencji. Pierwszą istotną rzeczą jest to, że nie powinno mieć to miejsca wcześniej niż miesiąc po podjęciu decyzji o organizacji konferencji. Przed Tobą wiele zadań, które będą wymagały czasu i pracy różnych podwykonawców. Jeśli sytuacja absolutnie nie wymaga inaczej, daj sobie przynajmniej 4 tygodnie na dopięcie wszystkich działań. Kolejną istotną rzeczą jest wytypowanie właściwego dnia. Podstawową rzeczą jest to, że weekendy absolutnie odpadają.
Do tej listy dołączyć można również piątek, o ile nie mówimy o śniadaniu prasowym. Redakcje, zwłaszcza tego dnia, potrafią pracować krócej a perspektywa udania się na godzinne wydarzenie na drugi koniec miasta może zniechęcić nawet najbardziej pracowitego dziennikarza. Warto również sprawdzić, czy termin planowanej konferencji nie pokrywa się z innym wydarzeniem. Oczywiście, zawsze może być tak, że inne, większe wydarzenie „wyskoczy” w ostatniej chwili sabotażując nasze – ale jeśli sprawdzimy to z góry, szanse na przykrą niespodziankę będą przynajmniej mniejsze. Kalendarium aktualnych wydarzeń prowadzi chociażby ISBnews.
Gdzie powinno się odbyć?
Znasz swój budżet, wiesz ilu ludzi spodziewasz się na konferencji więc pora na określenie odpowiedniej lokalizacji. Choć wybór będzie w dużej mierze zależny od budżetu, dobra lokalizacja ma kilka cech wspólnych:
Jest odpowiednio dobrana do tematyki wydarzenia
Jeśli konferencja dotyczyć ma nowych technologii warto postawić na miejsce kojarzące się z innowacją – dobre przykłady to Google Campus, Digital Knowledge Village czy The Heart Tech. Jeśli skierowana jest do rynku finansowego, lepiej sprawdzą się miejsca kojarzące się z biznesem, np. GPW, a lifestylowa konferencja skierowana do dziennikarzy parentingowych najlepiej przyjmie się w przytulnej kawiarni.
Łatwo do niej dotrzeć
Dziennikarze też ludzie i poza brakiem nadmiaru czasu cenią sobie również wygodę. Dlatego warto, aby miejsce konferencji nie było zbyt odległe od centrum miasta, najlepiej, jeśli posiada bezpłatny parking dla samochodów i jest dobrze osiągalne za pośrednictwem komunikacji miejskiej, najlepiej jednej z dwóch linii metra. Wytypuj 3 miejsca, które najlepiej pasują do twojego wydarzenia, potwierdź dostępność terminów, zbierz wyceny i wybierz to najlepsze.
Niezależnie od tego co zmotywowało Cię do podjęcia decyzji o przeprowadzeniu konferencji prasowej, powyższy poradnik pomoże Ci uniknąć błędów i zwrócić uwagę na istotne i często pomijane aspekty. Pamiętaj też, że najlepsze efekty osiągniesz powierzając organizację konferencji wyspecjalizowanej agencji PR – chociażby ze względu na to, że posiadają one dobre, szlifowane przez lata relacje z kluczowymi dziennikarzami.
Często kontaktujesz się z dziennikarzami? Wypróbuj Prowly – zarządzanie bazą mediów i wysyłka informacji prasowych nigdy nie były tak proste!
});
