Kontakt z dziennikarzami to jeden z najważniejszych obowiązków PR-owca. Jednak zbyt mało doświadczony specjalista pod wpływem presji i czasu może robić to niepoprawnie, przez co szkodzi swoim działaniom. Warto przyjrzeć się, czego unikać podczas nawiązywania i utrwalania relacji z mediami.
Zazwyczaj zwracamy uwagę na to, jakie umiejętności i działania specjalisty ds. PR są najbardziej pożądane oraz jak należy postępować, aby relacje z mediami były udane. Warto jednak spojrzeć na to też z drugiej strony. Ile razy zdarza się, że działamy w pośpiechu i stresie? W branży komunikacji z mediami zdecydowanie zbyt często. Dlatego mimo presji czasu i pośpiechu ze strony klienta, warto zapamiętać jakich zachowań należy unikać, realizując zakres zadań związanych z media relations.
Nie na oślep!
Jak wiadomo, podstawą udanych relacji z mediami jest dobra i sprawdzona baza kontaktów. To znaczy, że poświęciliśmy trochę czasu w celu jej przygotowania. Czy zawsze tak jest? Niestety nie, dlatego nie działajmy na oślep! Jeśli dziś mamy wysłać materiał do mediów, nie róbmy tego w sposób niedokładny. Lepiej spędzić część dnia na reaserchu i wysłać materiał następnego dnia, niż nie otrzymać żadnej publikacji w zamian.
Starajmy się nie rozsyłać maili z tekstami prasowymi do losowych redakcji, tzn. na ich ogólny adres skrzynki. Szansa, że w krótkim czasie trafi do właściwego redaktora jest bardzo niewielka. Zamiast tego warto poszukać autorów podobnych treści do naszej i sprawdzić, czy na stronie nie widnieje gdzieś kontakt do konkretnej osoby. Jeśli nie, śmiało można zadzwonić do redakcji i spróbować uzyskać adres e-mail. Wówczas prawdopodobieństwo ukazania się naszych treści znacząco wzrasta. A przecież o trafność nam chodzi, a nie rozesłanie dziesiątek wiadomości, które nie ujrzą światła dziennego.
Nie reklamy!
Gdy mamy już zweryfikowaną bazę dziennikarzy, można zabrać się za merytorykę treści. Wielu klientów, chcąc rozpocząć dla swojej marki działania Public Relations zapomina, że wysyłka tekstów do mediów nie jest bezpłatną reklamą. Dlatego i my musimy o tym pamiętać, konstruując materiał prasowy.
Nie wysyłamy komunikatów typowo reklamowych! Jeśli to zrobimy, prędko możemy spodziewać się odpowiedzi z przekierowaniem do działu reklamowego, gdzie taka publikacja jest płatna. A przecież nie o takie działania nam chodzi, dlatego nie należy pisać tekstów językiem reklamowym, za to skupić się na komunikacji opisowej, informacyjnej.
Wypowiedź eksperta niech nie reklamuje produktu wprost, a porusza temat danej branży. Wywiad z dyrektorem fabryki o prognozach na następny rok – również. Informacja prasowa z najważniejszymi, konkretnymi danymi to podstawa. Dziennikarze szybko zorientują się, gdy w ramach bezpłatnej publikacji będziemy chcieli „opchnąć” reklamę.
Nie o każdej porze!
Jeśli treść naszego materiału jest gotowa, można ją wysłać. Co wówczas należy wziąć pod uwagę? Termin oraz czas. Niezbyt dobrym pomysłem jest wysyłanie informacji prasowej w piątek o godzinie 17:00, jeśli wiemy, że nasz redaktor nie pracuje w weekend, a przez dwa następne dni jego skrzynka wypełni się innymi wiadomościami i nasza w tym tłumie zginie (inaczej jest, gdy mamy do czynienia z portalem całodobowym, newsowym lub redakcją, o której wiemy, że ma nocny dyżur!).
Tak czy inaczej, wysyłanie wiadomości w godzinach popołudniowych daje znacznie mniejsze szanse na publikację, dlatego dobrze rozsyłać materiał w godzinach rannych i przedpołudniowych. Jeszcze lepiej, gdy zna się harmonogram pracy redakcji i uzależnia się kolportaż testów od kolegium redakcyjnego. Jeśli mamy dobre relacje z dziennikarzem, możemy porozmawiać z nim o tym i dowiedzieć się, o jakim czasie i w które dni spotyka się redakcja.
Nie do wszystkich na raz!
Wiemy do kogo, co i kiedy. Proste, prawda? Wystarczy po prostu wysłać materiał prasowy i załatwione. Nic bardziej mylnego. Jaki błąd możemy popełnić na tym etapie? Masową wysyłkę poprzez służbową skrzynkę pocztową wpisując adresy wielu dziennikarzy w okienku adresata lub „Do Wiadomości”. Nie robimy tak! Jeśli redaktor portalu zobaczy, że konkurencyjny portal dostał tę samą informację, widząc w polu adresata pięćdziesiąt innych adresów e-mail, to szanse, że opublikuje nasz materiał są… nikłe, często żadne.
Nie wysyłamy więc masowo, do wszystkich na raz. Do dziennikarzy, z którymi mamy lepszy kontakt warto napisać spersonalizowaną wiadomość. Jeśli mamy dużą bazę kontaktów do mediów i koniecznie chcemy wypuścić bardzo ogólną wiadomość, to nie pokazujmy odbiorcom tego faktu. Można użyć w tym celu okienka „Ukryte Do Wiadomości”, a najlepiej skorzystać z narzędzia do dystrybucji treści. Na rynku dostępnych jest co najmniej kilka programów, dzięki którym nasz e-mail będzie wyglądał profesjonalnie.
Warto pochylić się na chwilę nad działaniami media relations, aby nie były wykonywane bezmyślnie i od niechcenia. Dobrze opracowany system wysyłki materiałów prasowych zwiększa szansę na pojawienie się przesyłanych przez nas treści. Czasem lepiej, aby artykuł ukazał się w kilku średnich lub większych tytułach, niż na dziesiątkach nic nieznaczących portalach lub – co gorsza – w żadnym medium, za to z efektem zniechęconego dziennikarza.
A jeśli szukasz narzędzia, które pomogłoby Ci przy wysyłkach PR – zobacz, co Prowly ma Ci do zaoferowania:
