Każdy z nas kiedyś to zrobił. Wysłał e-maila do szefa, podwładnego, kolegi z pracy albo klienta późno w nocy, bardzo wcześnie rano lub w niedzielę. Może nawet smartfon tej osoby głośno zadźwięczał i wyrwał ją ze snu? Zastanawialiście się kiedyś, po co tak naprawdę to zrobiliście? Żeby już nie musieć pamiętać i pogłaskać samego siebie, że wykonaliście zadanie? A może (jeśli jesteście szefami) złośliwie, po to, żeby wywierać nacisk na tych, z którymi pracujecie? Bo zazwyczaj, kiedy się wysyła e-maila, to się oczekuje odpowiedzi. Im więcej pracuję z 20-latkami, tym wyraźniej widzę, że problem nie tkwi w wysyłaniu e-maili w nocy i dni wolne od pracy. Ale w tym, jak świadomie dbamy o naszą produktywność, jak dogadujemy się z naszym szefem i zespołem, i z jakich narzędzi w komunikowaniu się korzystamy.
ARTYKUŁ POCHODZI Z CYKLU #KORPOGPS. TU ZNAJDZIESZ POZOSTAŁE TEKSTY:
Nasz zegar biologiczny operuje w 90 – 120 minutowych interwałach. W ubiegłym roku za badania nad rytmem dobowym przyznano Nagrodę Nobla. Nie wypada już negować tego, że nasze ciało funkcjonuje według określonego rytmu, a różne czynności mają swoją optymalną porę w ciągu doby. Dlatego, kiedy mamy najwięcej energii, powinniśmy wykonywać zadania, które nam tej energii zabierają najwięcej. Kiedy jesteśmy najbardziej zmęczeni i senni, zabierajmy się za to, co nas nie kosztuje dużo.
Jakby na to nie patrzeć, zajmowanie się e-mailami (czytanie ich i wysyłanie) nie jest najbardziej forsowną czynnością, jaką mamy do wykonania w ciągu dnia. Chyba, że wyjątkowo nie mamy talentu do komunikowania się na piśmie i kosztuje nas to dużo nerwów. Albo akurat szkolimy się w zarządzaniu przez przesyłanie dalej (tzw. forward manager). Dlaczego więc robić to w czasie, kiedy każdy z nas, indywidualnie, jest najbardziej efektywny, a nie wtedy, kiedy nie mamy nic ważniejszego do zrobienia? Wiedzą o tym doświadczeni prezesi, których każda minuta kosztuje. Wiedzą 20-latkowie, dla których praca to tylko narzędzie do fajnego życia i nie zamierzają jej kosztem tracić czasu przeznaczonego na przyjemności i odpoczynek.
Przykładowe działania wymagające wysokiego zaangażowania energetycznego:
- burza mózgów
- przygotowanie do przetargu
- napisanie posta na bloga, artykułu / napisanie istotnego dokumentu
Przykładowe działania wymagające niskiego zaangażowania energetycznego:
- przepisywanie informacji i danych z kartki papieru do Excela
- odpowiadanie na e-maile, pisanie ich i archiwizowanie
- wewnętrzne spotkania w firmie
Zastanawiam się, ile czasu musi upłynąć, żeby utrzeć nosa obiegowej opinii, że wysyłanie innym tego, co chcemy im powiedzieć późno w nocy jest szkodliwe. Zgodnie z dzisiejszą nauką o zarządzaniu czasem, szkodliwe jest powstrzymywanie nas od wysyłania e-maili w porach, w których najbardziej nam to odpowiada.
Bo w dzisiejszym świecie e-maile, sms-y i wiadomości w kanałach social mediowych dostajemy przecież i wysyłamy przez całą dobę. I musimy się do tego przyzwyczaić. Widzą to świetnie pracownicy firm globalnych, gdzie doba ma 24 godziny. Kiedy jedni śpią, inni zaczynają pracę. Pewnie by zwariowali, gdyby przejmowali się, że dostają o drugiej w nocy korespondencję od szefa, który jest tysiące kilometrów od nich. Zamiast tego myślą, jak ich komunikacja może zostać usprawniona i ustalają reguły, które odpowiadają każdej ze stron.
Miejmy nadzieję, że już niedługo patrzenie na ludzi, którzy wysyłają e-maile o naszym zdaniem dziwnych godzinach, jak na wariatów i pracoholików, stanie się passé. Może to właśnie obserwacja ich zachowania powinna nas nauczyć, jak dbać o siebie i mądrze zarządzać swoim czasem i energią? Bo paradoksalnie, jeśli zdajemy sobie sprawę z tego, że wieczorem mamy dużo mniej energii niż o innych porach dnia, jest to dla nas najlepszy czas na przeglądanie skrzynki e-mailowej.
Czy oznacza to, że inni mają nasze e-maile czytać?
Wielu z nas uważa, że jeśli szef prześle nam e-maila późno w nocy, musimy nie tylko go przeczytać, ale także na niego odpowiedzieć. Niektórzy z nas czują presję i sami siebie obligują do szybkiej odpowiedzi. Tymczasem problem nie leży w późnym wysyłaniu e-maili i natychmiastowej gotowości do reagowania na nie, tylko w kiepskiej komunikacji. W tym, że zespół jasno nie określił zasad, w jaki sposób się komunikuje ze sobą. Jeśli nasze oczekiwania dotyczące późnego wysłania wiadomości i odpowiadania nie były przedyskutowane i je ignorujemy, odpisując we śnie, możemy mieć pretensje sami do siebie. Bo czyż nie jest to tak, że sami dajemy budzić się w nocy, albo przeszkadzać sobie wtedy, kiedy akurat chcemy być z rodziną?
Jak z tego wybrnąć? Wystarczy ustalić reguły komunikacji i wzajemne oczekiwania. Nie zaszkodzi też dodać do swojego e-maila kilku zdań, przypominających o naszych przyzwyczajeniach. Np. „Załączam dokument, o którym rozmawialiśmy. Wiesz, że jestem totalnym nocnym markiem, więc nie przejmuj się godziną, o której został wysłany ten e-mail. Jutro w pracy porozmawiamy o nim na spokojnie”.
Co zrobić ze współpracownikami z zewnątrz i klientami? Czy możemy wysyłać im nocne e-maile?
Jeśli z nimi tego wcześniej nie ustaliliśmy, to nie. W tej sytuacji zdrowy rozsądek podpowiada napisać to, co mamy do napisania (żeby nie zapomnieć) i wysłać gotowego maila rano. Taką funkcję znajdziecie w każdym programie pocztowym. Mało tego, można go ustawić tak, żeby wysłał naszego e-maila z opóźnieniem, o godzinie, którą mu podamy.
Konsulting w międzynarodowych firmach przez ostatnie 15 lat nauczył mnie, że doba ma 24 godziny. I że moim głównym narzędziem pracy, oprócz głowy, jest smartfon, a nie przesiadywanie w biurze w godzinach pracy. To, czy kiedy śpię, on wibruje wypluwając kolejne maile i powiadomienia z mediów społecznościowych, zależy wyłącznie ode mnie (wystarczy wyłączyć wibrację i dźwięk). Tak samo, jak to, o której godzinie odpisuję na maile. Nie mam też kompletnie wpływu na to, czy inni czytają moje maile o dziwnych porach, i czy o dziwnych porach do mnie piszą. Jestem jednak pewna, że nikt, kto mnie zna i z kim wprost ustaliłam niestandardową godzinę komunikacji (i jeszcze podkreśliłam to w e-mailu), nie podskoczy o drugiej w nocy w łóżku od wibrującego smartfona i następnego dnia, nie oskarży mnie o ból głowy z niewyspania. Dlatego, z całego serca, życzę również i Wam, żebyście też mogli spać spokojniej.
