*Tekst dedykujemy Grzegorzowi Jędrkowi
Wyobraź sobie, że organizujesz imprezę. Od czego zaczynasz? Z pewnością od listy gości, sprawdzenia zawartości lodówki, ewentualnie zawartości barku :) Trzeba powiadomić znajomych o imprezie, pomyśleć o tych, którzy będą u ciebie po raz pierwszy (wysłać im mapkę?) oraz o tym, co będzie się działo…wysyłasz sms-a do wszystkich czy zostawiasz grupową wiadomość na messengerze? A teraz pomyśl, że z prośbą o pomoc w zaplanowaniu i organizacji imprezy zwraca się do ciebie IKEA…co byś zrobił?
Składniki potrzebne do przygotowania idealnej parapetówki
Wyzwanie jakie przed nami postawiono brzmiało: pomóżcie nam w uporządkowaniu i wyborze pomysłów na komunikację oraz wypracowaniu wspólnej koncepcji działania z okazji otwarcia centrum IKEA w Lublinie. Do naszej dyspozycji było 35 osób zarówno po stronie IKEA, jak i z 4 zewnętrznych agencji: AW +, K2, Kalicińscy, Cumulus PR.
Był tylko jeden mały problem. Te osoby nie znały się wcześniej, my ich także nie znaliśmy. Dotychczas każdy z nich pracował etapowo w rozproszonych zespołach, bez możliwości spotkania. Naszym zadaniem, na początek, było “przełamanie” takiego korporacyjnego i trochę bezdusznego (odczłowieczonego?) podejścia.
Postawiliśmy na 3 sprawdzone składniki: komunikację, PR oraz ko-kreację. Proste jak konstrukcja stolika Lack.
Zaczęliśmy od ułożenia menu
Na codzień, pracujemy w obszarze Service Design Thinking, czyli zajmujemy się procesem projektowania usług. Czy usługi można projektować? Oczywiście, że tak. Każdy z nas choć raz w swoim życiu doświadczył źle zaprojektowanej usługi, np. w momencie zakupu biletu na pociąg czy rezerwacji noclegu w hotelu.
Jednym z ważniejszych elementów Service Design Thinking jest ko-kreacja. Ko-kreacja to nic innego jak metoda tworzenia silnych zespołów, które wspólnie tworzą wartości. Taką wartością może być rozwiązanie jakiegoś problemu, zmiana podejścia, innowacyjne rozwiązanie, produkt lub usługa.
Podobnie jak w Public Relations, w ko-kreacji ważnym elementem jest relacja, czyli tworzenie wartości z kimś, nie tylko dla kogoś, jak często ma to miejsce w tradycyjnym podejściu. W ko-kreacji tworzymy produkt/usługę/podejście z naszym użytkownikiem.
Różnica wydaje się być minimalna, jednak ma ona ogromny wpływ na sposób realizacji projektu. W przypadku IKEA największym wyzwaniem dla nas było zaangażowanie całego zespołu oraz klienta w proces decyzyjny i projektowy.
Aby zrealizować nasz pomysł zaprosiliśmy wszystkich do… kuchni.
A potem zabraliśmy się za wspólne gotowanie pomysłów
I to dosłownie. W pierwszym etapie zależało nam na tym, aby ludzie, którzy mieli wspólnie pracować, mieli okazję by się poznać. Zaprosiliśmy ich więc do Kuchni Spotkań IKEA w Warszawie. Tam podzieliliśmy na zespoły, każdy dostał od nas kopertę z pieniędzmi oraz polecenie przygotowania w godzinę: przystawki, dania głównego oraz deseru.
Był to pierwszy test, który miał na celu przede wszystkim integrację ludzi i poznanie koleżanek i kolegów. Na drugi dzień, czyli dzień warsztatowy w duchu ko-kreacji, chcieliśmy żeby ludzie dobrze się ze sobą czuli.
I się zaczęło…
Przedstawiciele IKEA oraz agencji odpowiedzialnej za otwarcie nowego projektu wprowadzili uczestników warsztatów w motyw przewodni imprezy, którym była sąsiedzkość. Biorąc pod uwagę miejsce otwarcia (Lublin), centrum IKEA miało wpisywać się w krajobraz miasta, niczym nowy sąsiad.
Warszaty ko-kreacyjne, które były przez nas moderowane polegały na pracy zespołowej i w głównej mierze opierały się na pracy nad planem komunikacji: przed otwarciem, w dniu otwarcia oraz chwilę po. Do współpracy zaprosiliśmy również rysowniczki, które przy pomocy rysunków pomagały zilustrować kolejne etapy planu komunikacji.
Wisienką na torcie – jak już jesteśmy w takim kulinarnym tonie – był drugi dzień warsztatów, kiedy to zaprosiliśmy mieszkańców Lublina do przetestowania 9 koncepcji opracowanych przez zespoły. Zależało nam na tym, aby poznać ich punkt widzenia, ewentualne uwagi, a także potencjalne źródła problemów.
Pomysł z mieszkańcami miasta, w którym miało powstać centrum okazał się strzałem w 10! Podobnie jak przy tworzeniu planu strategii komunikacji, udało nam się przewidzieć potencjalne źródła kryzysu i szybko zweryfikować pomysły, które raczej nie miały szans na powodzenie w rzeczywistości.
Jak nam się finalnie udała domówka?
Przyszło około 20 tyś. osób! Dzięki dobrze zaprojektowanej komunikacji, otwarcie okazało się lokalnym sukcesem, dobrze przyjętym przez mieszkańców oraz media. Zespół IKEA oraz agencje zaangażowane w komunikację wydarzenia, wprowadziły szereg rozwiązań wypracowanych podczas warsztatów ko-kreacyjnych.
Jednym z nich była jedyna i niepowtarzalna kawiarnia IKEA po sąsiedzku (więcej na ten temat możecie przeczytać u Grzesia na blogu wniedoczasie.pl) oraz wspólna przestrzeń dla mieszkańców miasta Lublin – Samodzielnia. Zarówno w Public Relations, jak i Service Design Thinking, dobrze zaprojektowana komunikacja to połowa sukcesu. Fajnie, że mogliśmy być częścią tego procesu.
Autorzy:
Kasia Michalak, Junior Service Designer. Moderator i facylitator. Ogarniacz czasu i przestrzeni w FUZERS Service Design.
Anna Przybysz, PR Manager FUZERS Service Design
