Forum Ekonomiczne w Krynicy organizowane przez Instytut Studiów Wschodnich to ogromna szansa dla firm, aby zaistnieć biznesowo i komunikacyjnie. Jak się do niego przygotować, jak przetrwać ponad 180 paneli dyskusyjnych, wykładów, warsztatów i debat, a przede wszystkim zostać zauważonym wśród ponad 4000 osób? Sprawdzamy na przykładzie MSLGROUP.
Rozważając wzięcie udziału w Forum Ekonomicznym w Krynicy-Zdroju, należy przede wszystkim zastanowić się nad celami do osiągnięcia i − w konsekwencji − formą swojego uczestnictwa oraz przygotować skrupulatny plan, który uwzględnia przygotowania merytoryczne, logistyczne, komunikacyjne oraz odpowiedni branding.
Ważnym aspektem jest także ustalenie, kto i w jakiej formie będzie reprezentował naszą firmę. MSL zdecydował, że na XXVIII Forum Ekonomicznym w Krynicy-Zdroju będzie reprezentować go aż 11 osób. Były to osoby z zarządu i dyrektorzy wybranych departamentów. Każda z tych osób była odpowiedzialna za komunikację obszarów kompetencji swoich działów, a także budowanie relacji z interesariuszami z branż, z którymi mają na co dzień do czynienia.
Inicjator dyskusji
Jeśli na Forum Ekonomicznym chcemy zorganizować własne wydarzenie trzeba zacząć przygotowania nawet z 4-5-miesięcznym wyprzedzeniem. Pierwszym krokiem jest kontakt z organizatorem – Instytutem Studiów Wschodnich i ustalenie tematu, który chcielibyśmy podjąć. Kolejno zostaje ustalenie panelistów, można rozważyć zaproszenie do udziału osób, które potwierdziły swoje uczestnictwo w Forum. To szansa na bliższe relacje z ekspertami, których nie znamy i dzięki imprezie chcielibyśmy poznać bliżej.
Pierwszego dnia Forum MSL zorganizował panel dotyczący zarządzania reputacją CEO, z udziałem prezesów Standard & Poor’s, BGŻ BNP Paribas i TVN. Na potrzeby tego spotkania agencja przygotowała analizę aktywności polskich i amerykańskich CEO’s w mediach społecznościowych oraz zestawienie. jak zmieniał się kurs akcji w dniu ogłoszenia nominacji niektórych prezesów. Oba materiały były punktem odniesienia w dyskusji. Spotkanie okazało się sukcesem, uczestniczyło w nim wielu szefów firm, dyrektorów departamentów komunikacji i dziennikarzy uczestniczących w Forum. Panel przygotowywany był kilka miesięcy wcześniej, MSL zaprosił do uczestnictwa w nim swoich klientów i prospektów. Spotkanie było znakomitą okazją do poznania uczestników Forum Ekonomicznego, którzy są zainteresowani PR. Obecni na imprezie konsultanci MSL mieli za zadanie zaopiekować się gośćmi panelu i zidentyfikować potencjalnych przyszłych klientów, a informacja o tym wydarzeniu znalazła się w materiałach dostępnych na Forum. Podczas kongresu TVN 24 BIS, Puls Biznesu, Bussines Insider przeprowadziły wywiady z prezesem MSL CEE, Sebastianem Hejnowskim.
Uczestnik dyskusji
Równolegle możemy spróbować spozycjonować naszych firmowych ekspertów jako uczestników panelu innej firmy lub instytucji. W takim wypadku należy zgłosić się do Instytutu Studiów Wschodnich i dowiedzieć się, jakie panele będą organizowane (około 2-3 miesiące wcześniej). Istotne, aby wybór tematyki powiązany był z działalnością firmy, a nasi eksperci wiarygodni w danym obszarze (tu kłania się marka osobista, zbudowana przez nich wcześniej). Na tegorocznym Forum MSL reprezentował, członek zarówno zarządu agencji, jak i Komitetu Komunikacji i Marketingu AmCham Łukasz Kowalski, który wziął udział w debacie dotyczącej aktywności amerykańskich inwestorów w Polsce.
Wolny strzelec
Wydarzenie, które skupia kilka tysięcy liderów biznesu i administracji rządowej to także znakomita okazja do nawiązywania nowych znajomości biznesowych oraz odświeżenia starych kontaktów. Nowicjuszom podpowiadamy, że na imprezę warto wydrukować co najmniej kilkaset wizytówek i ułożyć listę osób, których chcemy spotkać. Warto zaprzyjaźnić się z aplikacją Forum Ekonomicznego, która wskaże, kto, gdzie i o której będzie uczestniczył w danym panelu i na tej podstawie opracować plan działania. Po wytypowaniu najważniejszych osób, którym chcemy uścisnąć dłoń, przechodzimy do szczegółowej rozpiski i planu godzinowego. Poza uśmiechem i pomysłem na „small talk” przydadzą się wygodne buty i duże zapasy energii. Mistrzowie networkingu umawiają bowiem spotkania od 8 rano do 2 w nocy.
Organizator wieczornej imprezy
Bankiety to dobre miejsca do budowania relacji, te najbardziej prestiżowe są biletowane. Przed wyjazdem należy sprawdzić, które wieczorne imprezy nas interesują i zawczasu postarać się o zaproszenia. MSL poszedł o krok dalej, organizując własne party wspólnie z Amerykańską Izbą Handlową (izby handlowe są wielkim sprzymierzeńcem przy tego typu inicjatywach). Dzięki temu lista gości poszerzyła się o wielu ważnych przedstawicieli firm, potencjalnych klientów agencji. Na imprezie pojawili się również politycy i przedstawiciele administracji, w tym kilku ministrów. Dobór uczestników był wyraźnym sygnałem dotyczącym pozycji firmy i skali jej kontaktów. Goście czuli się zadbani, bo przedstawicieli MSL jako gospodarza było wielu. To ważne, bo wykonując spory finansowy i organizacyjny trud trzeba pamiętać, że opieka nad uczestnikami, poświęcenie im uwagi liczą się jeszcze bardziej niż samo zaproszenie.
[Być może zainteresują Cię też nasze poradniki:
Jak zorganizować konferencję prasową krok po kroku – cz.1 i cz. 2
Jak budować relację z mediami?]
Komunikacyjna praktyka
Wokół prowadzonych działań na Forum Ekonomicznym ważna jest komunikacja poprzez media społecznościowe, które uczestnicy śledzą bardzo uważnie. MSL postawiło na komunikację na Twitterze i Facebooku. Na bieżąco można było śledzić wydarzenia, w których uczestniczyli przedstawiciele firmy, a także dowiedzieć się, jak postrzegają to wydarzenie jako specjaliści od komunikacji, zwłaszcza pod kątem branż, którymi zajmują się w codziennej pracy.
Planowanie uczestnictwa w Forum to także przygotowania do rozmów z mediami. Po rejestracji na Forum, w naszym panelu możemy zobaczyć jakie media będą obecne na wydarzeniu i skontaktować się z nimi, umówić z wyprzedzeniem wywiady z ekspertami firmy lub śledząc na bieżąco to, co dzieje się podczas imprezy, szybko reagować właściwym komentarzem.
Pamiętajmy też o odpowiednim brandingu, w tym roll-upach, ściankach, gadżetach z logotypem firmy, który możemy rozdawać uczestnikom. To wydawałoby się nieznaczący element, ale buduje tożsamość i rozpoznawalność marki. W tym roku wygrała firma, która mogła podarować uczestnikom przeciwdeszczowe płaszcze i parasole, towary pożądane ze względu na brzydką pogodę.
Uczestnictwo w Forum Ekonomicznym może przynieść wiele korzyści dla firmy, takich jak możliwość budowania kontaktów relacji z interesariuszami firmy,przedstawienia swojego podczas debat naszego stanowiska w ważnych dla nas sprawach czy chociażby znaczącej ekspozycji w mediach . Warto przygotować się do niego skrupulatnie, aby przyniosło to firmie wszystkie wymienione profity.
Chcesz wiedzieć więcej o najlepszych praktykach współpracy z mediami? Poznać cechy i kompetencje, których oczekuje od Ciebie branża? Nic tylko ściągnąć naszego e-booka, w którym wspólnie z zaproszonymi specjalistami sprawdzamy najnowsze trendy w PR :)
